Archiviazione documenti

MagicDocNet

Software archiviazione documenti e gestione ufficio

Vantaggi

 

MagicDocNet è un programma che ti permette di ritrovare facilmente e velocemente i tuoi documenti. Anche se è nato per la gestione dei documenti ora include le funzionalità principali che servono alle aziende come ad. es. la gestione della scadenza degli incassi e pagamenti finanziari, la prima nota cassa, visite mediche e corsi obbligatori dei dipendenti, orari dei dipendenti con rilevazione accessi anche tramite tablet, calcolo produttività reparti, gestione dei controlli HACCP e SICUREZZA SUL LAVORO, gestione della PRIVACY.

Windows mette a disposizione il sistema a Cartelle ma dal punto di vista dell’ archiviazione elettronica tale sistema è inefficiente. Infatti, per ricercare un documento, bisogna entrare nelle varie cartelle e quando si è trovato quella giusta si deve ancora trovare il file che spesso ha un nome diverso da quello che ci si aspetta. Con MagicDocNet invece tutto ciò che si deve fare e scrivere una o più parole chiave e poi sarà il motore di ricerca Lucene  che troverà il documento.
. Non importa se il documento è di tipo cartaceo (acquisito tramite scanner) o elettronico o email (spedita o ricevuta) dato che questi vengono archiviati nello stesso modo.
MagicDocNet offre comunque, per chi è affezionato a questo tipo di archiviazione a cartelle, la possibilità di archiviazione ad albero.

MagicDocNet è personalizzabile sia negli stili che nella struttura delle singole videate. L’ utente può modificare il Layout dei vari campi,  rimpicciolirli o allargarli a suo piacimento. O anche creare nuove Form della stessa videata. Queste modifiche persistono anche quando si chiude il programma e permangono a livello di singolo utente. Il fatto di adeguare le schermate alle proprie esigenze visualizzando solo i campi che servono e nel giusto ordine fa aumentare notevolmente la produttività.

Particolare attenzione è stata posta alla gestione delle email che MagicDocNet gestisce in modo nativo dal suo interno. Oramai le email rappresentano la maggioranza dei documenti che una azienda tratta e pertanto la loro gestione è stata aggiunta  all’ archivio documenti tradizionale con il vantaggio di avere tutti i documenti in un unico posto. Ad esempio un documento acquisito tramite scanner potrà poi essere spedito direttamente da MagicDocNet e di questa spedizione rimane traccia tra le email spedite. Una email ricevuta viene invece archiviata direttamente nell’ archivio di MagicDocNet e i suoi documenti allegati vengono indicizzati e potranno essere ricercati direttamente in MagicDocNet come fossero un normale documento.
 Particolare attenzione è stata posta al problema dei virus che ci arrivano tramite email. MagicDocNet scarica da internet in una prima fase soltanto le testate delle email (in pratica il mittente e l’oggetto) eliminando in questo modo in questa fase il rischio virus. Solo quando l’ utente decide di leggere il contenuto dell’ email questa viene scaricata dal server per intero, e comunque, prima di essere visualizzata, subisce ancora una pulizia dai link pericolosi. E’ stata resa anche più facile la lettura di messaggi PEC che spesso inglobano altra email.


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